نام فایل : سيستم‌هاي اتوماسيون اداري 16 ص

فرمت : .doc

تعداد صفحه/اسلاید : 12

حجم : 117 کیلوبایت

سيستم‌هاي اتوماسيون اداري
چكيده

امروزه سيستم‌هاي اداري، سيستم‌هاي جهاني هستند كه وظيفه اصلي آنها ايجاد ارتباط و بهبود ارتباطات است. ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاري از اهميت بسزايي برخوردار است و رمز بقاي سازمانها و تداوم فعاليتهاي آنها مجهز شدن اين سازمانها به ابزارهاي رقابتي عصر اطلاعات ارتباطات؛ يعني سيستم‌هاي اطلاعاتي و فناوري اطلاعات است. در اين ميان از دهه 1960 كه جنبه‌هاي بيشتري از كاربرد و فعاليتهاي اداري و بازرگاني روبه گسترش گذاشت، وجود يك سيستم يكپارچه اداري مناسب كه حجم عظيم اطلاعات، مكاتبات را دربرگيرد به وضوح احساس شد. اين مقاله ضمن بررسي سيستم‌هاي اتوماسيون اداري ازجهات مختلف به بيان اهميت اطلاعات و اهميت سيستم‌هاي اطلاعاتي، تكامل انواع سيستم‌هاي اطلاعاتي و تكامل سيستم‌هاي اتوماسيون اداري و مزايا و معايب اتوماسيون اداري و ارگونوميك و تفاوت انواع سيستم‌هاي اطلاعاتي با سيستم اتوماسيون اداري پرداخته است
.
مقدمه
با گسترش روزافزون ارتباطات و پيدايش شكلهاي مختلف جريانات ارتباطي، شبكه‌هاي ارتباطي در تمامي امور زندگي افراد سايه افكنده است و تجارت هم كه در اقصي نقاط جهان به شيوه‌هاي مختلف (توليد كالا يا خدمات) ديده مي‌شود از اين قضيه مستثني نيست. با پيشرفته و پيچيده تر شدن ارتباطات تجاري، سازمانها براي از دست ندادن يكي از منابع ورودي (اطلاعات) لاجرم دست به ايجاد سيستم هايي در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهينه كنند و با پردازش مناسب اين اطلاعات را به مشتريان و درجهت جلب رضايت آنان، عرضه كنند. درواقع محيط پررقابت كسب و كار و دگرگونيهاي اين محيط در دهه 1990 (جهاني شدن اقتصاد و تبديل اقتصادها و جوامع صنعتي به اقتصاد خدماتي برپايه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سيستم‌هاي اطلاعاتي را دوچنـــــدان كرد. به همين جهت، بحث سيستم‌هاي اتوماسيون اداري كه نوعي از انواع سيستم‌هاي اطلاعاتي است روز به روز اهميت بيشتـــري مي‌يابد، چنانكه امروز سازمانهايي مي‌توانند در اغلب اوقات خود را در بالاترين ميزان آمادگي براي مقابله با تغييرات محيطي و داخلي ببينند كه از درجه بالايي از اتوماسيون سود برده باشند. اما سيستم‌هاي اتوماسيون اداري چيستند؟ چه مزايا و معايبي دارند؟ نياز واقعي به تكامل و ايجاد آنها چه بوده است؟ انواع كاربردها و يا زيرسيستم‌هاي آن چيست؟ چه تفاوتي با ساير سيستم‌هاي اطلاعاتي دارد؟ و
...
اهميت اطلاعات و سيستم‌هاي اطلاعاتي
اطلاعات يكي از منابع باارزش واصلي مديران يك سازمان است. همان طور كه منابع انساني، مواداوليه و منابع مالي در روند توليد داراي نقش و ارزش خاصي هستند لكن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات داراي ارزش ويژه اي هستند. ازطرفي اطلاعات كليد جامعه مردمي است و انتشار و استفاده از آن يك شاخص اجتماعي به شمار مي‌رود. رشد اين شاخص به معناي ارتقاي ملي خواهدبود. اطلاعات به طور محسوسي بر بينش و رفتار ما اثر مي‌گذارد
.
فناوري و ابزارهاي الكترونيك و رايانه اي نيز در دهه گذشته پديده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تاثير مهمي را بر جهت گيري جوامع و اطلاعات موردنياز آنها خواهند گذاشت. امروزه نه تنها مديران ارشد و مديران اجرايي، بلكه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزير از استفاده اطلاعات هستند. كاربران نظام اطلاعات، اطلاعات را چون يك منبع ارزشمند، هم سنگ سرمايه و نيروي كار به كار مي‌برند. از آنجا كه اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسي براي كل فعاليتهاي سازمان محسوب مي‌شوند، لذا بايستي سسيتم هايي را برپا كرد تا بتوانند اطلاعات را توليد و آنها را مديريت كنند. هدف نهايي چنين سيستم هايي كسب اطمينان از صحت، اعتبار و روايي اطلاعات دردسترس در زمان موردنياز و به شكل قابل استفاده است. امروزه سيستم‌هاي اطلاعاتي نقش اساسي در همه زمينه‌هاي فعاليت يك شركت ايفا مي‌كنند. توجه به شركتهاي موفق نشان مي‌دهد كه همگي آنها به سيستم‌هاي اطلاعاتي جهت فعاليت روزانه شان مجهزند. چالش حقيقي كه شركتها با آن روبرو هستند، صرفاً به كارگيري سيستم‌هاي اطلاعاتي متكي به رايانه نيست، بلكه هدف اساسي استفاده اثربخش سيستم‌هاي اطلاعاتي در مديريت است. سيستم‌هاي اطلاعاتي كه به عنوان منبعي ارزشمند محسوب مي‌شوند، توانايي مديران و كاركنان را افزايش داده و امكان تحقق اثربخش اهــــداف سازمان را با بهره وري بالا موجب مي‌گردند
.
انواع سيستم‌هاي اطلاعاتي
در نخستين سالهاي اختراع رايانه متخصصان توجه چنداني به نيازهاي اطلاعاتي مديران نداشته و از رايانه‌ها فقط جهت پــردازش داده‌ها در امور حسابداري استفاده مي‌شد. در طول اين دوره كه تا اواسط دهه 60 به طول انجاميد بيشترين تاكيد بر قدرت محاسباتي و پردازش رايانه بود. درحال حاضر به اين نوع كاربرد رايانه پردازش داده ها، گفته مي‌شود و بايد توجه داشت كه سيستم‌هاي پردازش داده مقـــــداري اطلاعات نيز توليد مي‌كنند
.
در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رايانه‌هاي جديد كه با هزينه كمتر اطلاعات بيشتري را پردازش مي‌كردند روشهاي جديدتري براي معرفي تجهيزات جديد ترويج داده شده؛ يعني سيستم‌هاي اطلاعاتي مديريت. پس از گذشت يك دهه و به دليل به وجود آمدن نيازهاي اطلاعاتي جديد، سيستم اطلاعاتي جديد به نام سيستم پشتيباني تصميم گيري يا
(DECISION SUPPORT SYSTEM)DSS
به وجود آمد. پس از تكميل سيستم پشتيباني تصميم گيري باتوجه به پيشرفتهاي حاصله در تجهيزات رايانه اي، موضوع افزايش بهره وري و كارايي دفاتر مديران و تسهيل ارتباطات بين مدير و كاركنان ازطريق به كارگيري تجهيزات رايانه اي و الكترونيك مطرح گرديد و در سال 1980 سيستم‌هاي اتوماسيون اداري طراحي گرديدند
.
اما درواقع اتوماسيون اداري در سال 1964 وقتي كه
IBM
محصول جديد خود، يعني نوار مغناطيسي/ ماشين تايپ سلك توري
(MT/ST)
را معرفـــي كرد شروع شد، ماشين تايپي كه مي‌توانست به صورت اتوماتيك از روي حروف ضبط شده بر روي نوار مغناطيسي تايپ كند. اين عمليات تايپ اتوماتيك خيلي زود به سيستم‌هاي كوچك در ريزپردازنده‌ها تبديل شد. و تكاملهاي بعدي در اين زمينه ايجاد شد. و نياز واقعي به تكامل اين بود كه طي دهه 1970 كارايي كارخانه‌ها 90 - 85 درصد افزايش يافت، درحالي كه كارايي دفتري تنها 4 درصد افزايش داشت، پس بايستي سيستم هايي به وجـــــود مي‌آمدند كه موجب افزايش بهره وري و كارايي دفاتر هم مي‌شدند
.
سير تكامل فناوري اداري
...